IT Assistant

A bout the Role

Para el Barcelona Digital Hub , buscamos una persona Assistant altamente organizada, proactiva y orientada al servicio, que proporcione soporte administrativo, organizativo y operativo tanto al Country IT Head como al Regional IT Head , así como apoyo transversal a los equipos del Hub.

La posición es clave para el buen funcionamiento diario del Hub, facilitando la coordinación, la comunicación y la eficiencia operativa de los equipos digitales (GDD, GIT, GIS, GOT).

Key Responsibilities

Executive & Administrative Support

  • Soporte directo al Country IT Head y al Regional IT Head :
    • Gestión de agendas complejas y coordinación de reuniones.
    • Preparación de presentaciones, documentos y materiales de soporte.
    • Seguimiento de acciones, tareas y compromisos.
  • Gestión de correspondencia, comunicaciones internas y coordinación con stakeholders internos y externos.
  • Apoyo en tareas administrativas generales (POs, aprobaciones, solicitudes internas, etc.).
Travel & Logistics Management
  • Organización y gestión integral de viajes individuales y grupales para los miembros del Hub Digital (GDD / GIT / GIS / GOT):
    • Reservas de vuelos, hoteles y transporte.
    • Coordinación de viajes internacionales y cumplimiento de políticas corporativas.
    • Gestión de cambios, incidencias y reembolsos.
  • Apoyo logístico a reuniones offsite, workshops y encuentros internacionales.
Facility Management Support
  • Soporte a tareas de facility management del Barcelona Digital Hub:
    • Coordinación con proveedores de servicios (oficinas, mantenimiento, catering, etc.).
    • Gestión de accesos, puestos de trabajo y necesidades logísticas.
    • Apoyo en iniciativas de mejora del espacio de trabajo y experiencia del empleado.
Events, Onboarding & Community Support
  • Organización de eventos internos del Hub:
    • Townhalls, workshops, sesiones de equipo, eventos corporativos y de engagement.
  • Coordinación de onboardings para nuevas incorporaciones:
    • Preparación logística.
    • Coordinación con HR, IT y Facility.
    • Asegurar una experiencia de bienvenida fluida y profesional.
  • Apoyo a iniciativas de cultura, comunicación y comunidad del Hub.
Coordination & Process Support
  • Apoyo en la coordinación entre áreas del Hub y otras funciones corporativas (HR, Finance, Procurement, IT global, etc.).
  • Soporte en la gestión y mejora de procesos administrativos y organizativos.
  • Mantenimiento de documentación, listas de contacto y repositorios del Hub.
Required Qualifications & Experience
  • Formación profesional o universitaria en Administración, Gestión, Asistencia Ejecutiva o similar.
  • Experiencia previa (mínimo 2–3 años) en roles de Assistant , Executive Assistant o soporte administrativo en entornos corporativos.
  • Experiencia en gestión de viajes, organización de eventos y soporte a directivos.
  • Dominio de herramientas Microsoft 365 (Outlook, Teams, PowerPoint, Excel, SharePoint).
  • Nivel alto de inglés (oral y escrito). Español imprescindible.
Key Skills & Competencies
  • Alta capacidad de organización y priorización.
  • Excelentes habilidades de comunicación y trato interpersonal.
  • Proactividad, autonomía y orientación a soluciones.
  • Confidencialidad y profesionalidad.
  • Capacidad para trabajar en entornos dinámicos y multiculturales.
  • Atención al detalle y enfoque en la calidad.
  • Actitud de servicio y colaboración.
What We Offer
  • Rol clave dentro de un Hub Digital en crecimiento y con alta visibilidad.
  • Colaboración directa con liderazgo IT local y regional.
  • Entorno internacional, dinámico e innovador.
  • Oportunidades de aprendizaje y desarrollo profesional.
  • Modelo de trabajo flexible acorde a las políticas corporativas.
B. Braun Medical, S.A. U. | Aitana Altuna
Back to blog

Common Interview Questions And Answers

1. HOW DO YOU PLAN YOUR DAY?

This is what this question poses: When do you focus and start working seriously? What are the hours you work optimally? Are you a night owl? A morning bird? Remote teams can be made up of people working on different shifts and around the world, so you won't necessarily be stuck in the 9-5 schedule if it's not for you...

2. HOW DO YOU USE THE DIFFERENT COMMUNICATION TOOLS IN DIFFERENT SITUATIONS?

When you're working on a remote team, there's no way to chat in the hallway between meetings or catch up on the latest project during an office carpool. Therefore, virtual communication will be absolutely essential to get your work done...

3. WHAT IS "WORKING REMOTE" REALLY FOR YOU?

Many people want to work remotely because of the flexibility it allows. You can work anywhere and at any time of the day...

4. WHAT DO YOU NEED IN YOUR PHYSICAL WORKSPACE TO SUCCEED IN YOUR WORK?

With this question, companies are looking to see what equipment they may need to provide you with and to verify how aware you are of what remote working could mean for you physically and logistically...

5. HOW DO YOU PROCESS INFORMATION?

Several years ago, I was working in a team to plan a big event. My supervisor made us all work as a team before the big day. One of our activities has been to find out how each of us processes information...

6. HOW DO YOU MANAGE THE CALENDAR AND THE PROGRAM? WHICH APPLICATIONS / SYSTEM DO YOU USE?

Or you may receive even more specific questions, such as: What's on your calendar? Do you plan blocks of time to do certain types of work? Do you have an open calendar that everyone can see?...

7. HOW DO YOU ORGANIZE FILES, LINKS, AND TABS ON YOUR COMPUTER?

Just like your schedule, how you track files and other information is very important. After all, everything is digital!...

8. HOW TO PRIORITIZE WORK?

The day I watched Marie Forleo's film separating the important from the urgent, my life changed. Not all remote jobs start fast, but most of them are...

9. HOW DO YOU PREPARE FOR A MEETING AND PREPARE A MEETING? WHAT DO YOU SEE HAPPENING DURING THE MEETING?

Just as communication is essential when working remotely, so is organization. Because you won't have those opportunities in the elevator or a casual conversation in the lunchroom, you should take advantage of the little time you have in a video or phone conference...

10. HOW DO YOU USE TECHNOLOGY ON A DAILY BASIS, IN YOUR WORK AND FOR YOUR PLEASURE?

This is a great question because it shows your comfort level with technology, which is very important for a remote worker because you will be working with technology over time...